Vì sao doanh nghiệp cần lắp đặt tổng đài điện thoại?

Trong thời đại 4.0 như hiện nay Lắp đặt tổng đài điện thoại ngày càng trở nên rất phổ biến ở các công ty, doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. Bởi vì khi lắp đặt tổng đài điện thoại các doanh nghiệp nhận được rất nhiều lợi ích. Hãy cùng Bảo Phong điểm qua một số  thông tin và lợi ích mà doanh nghiệp nhận được khi sử dụng loại hình dịch vụ này nhé.

1. Tổng đài điện thoại là gì?

Tổng đài là 1 hệ thống chuyển mạch giúp cho các đầu cuối gọi cho nhau và gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp

Tổng đài điện thoạihay còn gọi là PBX là tên viết tắt của cụm từ tiếng Anh Private Branch Exchange (Tổng đài Nhánh Riêng) là một mạng điện thoại riêng được sử dụng trong phạm vi một công ty, văn phòng, bệnh viện, nhà máy, trường học, khách sạn,…

2. Những ai nên dùng tổng đài?

Các công ty, các văn phòng, tập thể, các khách sạn, nhà hàng, nhà nghỉ, nhà máy, nhà riêng …. cần liên lạc nội bộ, chuyển cuộc gọi đến người cần nghe và bảo mật cuộc điện đàm (không lắp song song) đều có nhu cầu.

3. Tại sao doanh nghiệp nên dùng tổng đài điện thoại?

Doanh nghiệp của bạn đang trên đà phát triển, tập khách hàng tăng lên, số lượng nhân viên cũng nhiều hơn. Cũng chính bởi vậy mà việc quản lý khách hàng, quản lý nhân viên đều trở nên phức tạp và khó khăn hơn. Việc trang bị cho mỗi cá nhân 1 số điện thoại cố định đến một lúc nào đó buộc văn phòng, doanh nghiệp phải xem xét lại vì chi phí đầu tư và khả năng tập trung quản lý không cao.

Hơn nữa, việc liệt kê hàng loạt số điện thoại sẽ khiến đối tác khách hàng lúng túng khi lựa chọn số điện thoại trong danh bạ để liên hệ công việc với công ty của bạn. Một số điện thoại duy nhất quảng bá cho toàn doanh nghiệp sẽ là giải pháp tối ưu, thông qua hệ thống tổng đài nội bộ, cuộc gọi sẽ đến được nơi đối tác có nhu cầu liên lạc.

4. Lợi ích khi lắp đặt tổng đài điện thoại:

– Liên lạc nội bộ sẽ không mất cước phí bưu điện.

– Bảo mật các cuộc gọi nội bộ.

– Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện.

– Tổng đài có khả năng hỗ trợ các biện pháp tiết kiệm cho công ty, tổ chức của bạn như:

• Có khả năng chặn các cuộc gọi không mong muốn: huyện, di động liên tỉnh, quốc tể.
• Quản lý chi phí: Dùng Account code (mã số người dùng) để quản lý chi tiết cuộc gọi của từng các nhân thông qua đó tính toán mức độ chi phí, có thể cài đặt phần mềm tính cước hoặc máy in để quản lý phí thoại của công ty bạn.
• Có thể tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở của công ty với nhau để giao dịch không mất phí.
• Chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn làm việc.
• Sử dụng 1 số liên lạc để giao dịch với khách hàng.

– Có tích hợp lời chào khi khách hàng của công ty gọi đến. Quý vị có thể cho đổ chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào trong công ty của bạn. Hoặc nếu công ty có nhiều khách hàng, đặc biệt quan tâm đến dịch vụ chăm sóc khách hàng, bạn có thể sẽ phải cần đến tính chuyên nghiệp, sự minh bạch, và còn phải tiết kiệm chi phí tối đa.

Ví dụ:

• Trong giờ làm việc, bạn muốn cho đổ chuông ở bàn tiếp tân, tránh bị phiền
• Buổi tối bạn có thể thay bằng lời chào như: “ Hiện công ty đã hết giờ làm việc mong Quý khách gọi đến số…để được tư vấn”
• Không tốn cước phí mà vẫn có thể thoải mái liên lạc trong nội bộ công ty
• Sử dụng 1 số điện thoại ngắn dễ nhớ để tiện trong việc liên lạc, hệ thống có thể đăng ký tự trượt khi số chính bận, bạn luôn nhận được tất cả các cuộc gọi khi khách hàng gọi đến.

5. Tổng đài điện thoại – Giải pháp lý tưởng cho nhà quản lý:

Với những lợi ích kể trên, việc đầu tư một hệ thống tổng đài điện thoại là cần thiết và hữu ích, không chỉ cho những doanh nghiệp mới mà còn cho cả những doanh nghiệp đang có hệ thống tổng đài truyền thống. Hiện nay, dịch vụ tổng đài điện thoại đều có thể hỗ trợ các doanh nghiệp hoặc công ty có nghiệp vụ quản lý và chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả bao gồm: Các khách sạn, công ty dịch vụ, nhà hàng, nhà nghỉ, công ty chăm sóc khách hàng, công ty bán hàng online,….

Lắp đặt tổng đài điện thoạicòn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác làm ăn. Đặc biệt, nó là giải pháp tối ưu hiệu quả, nâng cao năng suất làm việc của toàn doanh nghiệp, đồng thời tiết kiệm chi phí điện thoại tối đa nếu doanh nghiệp hoạt động lâu dài.

[block id=”chu-ky”]