7 tính năng VoIP giúp doanh nghiệp nhỏ thúc đẩy dịch vụ khách hàng

Đối với mọi doanh nghiệp việc thu hút và giữ chân khách hàng. Luôn là chìa khóa thành công trong kinh doanh. Tất cả khách hàng mong đợi nhận được các dịch vụ nhanh chóng. Và được cá nhân hóa phục vụ nhu cầu của họ.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ có thể không có nhiều nhân viên như doanh nghiệp lớn. Để xử lý dịch vụ khách hàng, tận dụng các tính năng VoIP sau đây sẽ là một cách hiệu quả về chi phí. Để tăng sự hài lòng của khách hàng và vượt qua đối thủ.

1. Phản hồi bằng giọng nói tương tác (IVR)

Với tính năng IVR trong hệ thống tổng đài. Ngay cả các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể cung cấp cho khách hàng các dịch vụ 24 giờ. Mà không cần nhân lực tốn kém. Người gọi chỉ cần làm theo các hướng dẫn từ menu cài đặt. Và sẽ được chuyển đến đích mong muốn với thời gian chờ tối thiểu.

Xem thêm : IVR là gì? – Hệ thống tự động trả lời cuộc gọi bằng giọng nói

IVR tự động hóa dịch vụ khách hàng bằng cách cho phép tự phục vụ và tương tác khách hàng cá nhân hóa. Do đó khách hàng có thể có được thông tin phù hợp để giải quyết vấn đề của họ. Việc có thể cung cấp câu trả lời thỏa đáng cho các truy vấn của khách hàng trong vòng đầu tiên để lại ấn tượng tốt với khách hàng của bạn. Và giúp xây dựng hình ảnh công ty chuyên nghiệp cho doanh nghiệp nhỏ.

2. Call Queue

Đôi khi các đại lý của bạn quá bận để trả lời cuộc gọi đến. Đó là một bước đi thông minh để cho phép họ xếp hàng trong khi chờ đợi một đại lý có sẵn. Tốt hơn là tạm dừng, truy cập thư thoại hoặc nhận được âm báo bận. Khách hàng được thông báo rằng các đại lý hiện không thể trả lời cuộc gọi. Và ngay khi có một đại lý, cuộc gọi xếp hàng sẽ gọi đến phần mở rộng của anh ta ngay lập tức.

Đối với dịch vụ khách hàng doanh nghiệp nhỏ, tính năng xếp hàng cuộc gọi giúp giảm số lượng cuộc gọi nhỡ. Cũng như ảnh hưởng tiêu cực của tín hiệu bận đến trải nghiệm của khách hàng. Bằng cách phân đoạn các đại lý thành nhiều hàng đợi. Bạn thậm chí có thể cung cấp các mức dịch vụ khác nhau cho các nhóm khách hàng khác nhau.

3. Truyền thông hợp nhất

Truyền thông hợp nhất hợp nhất các cuộc gọi VoIP, thư thoại, tin nhắn tức thời và dữ liệu danh bạ CRM thành một nền tảng duy nhất. Có thể truy cập từ điện thoại di động hoặc máy tính để bàn. Bằng cách sử dụng UC, các đại lý của bạn không còn bị giới hạn trong bàn làm việc. Và có thể làm việc từ xa tại nhà hoặc trên đường đi.

Tính năng hiện diện cho phép nhân viên của bạn xem ai khác có sẵn tại thời điểm đó để xử lý cuộc gọi của khách hàng. Mà không yêu cầu khách hàng chờ đợi. Bạn thậm chí có thể trao quyền cho các đại lý dịch vụ khách hàng của mình để trò chuyện. Với các chuyên gia phù hợp trong suốt cuộc gọi để khách hàng có thể giải quyết ngay lập tức các vấn đề của họ. Với Nhấp chuột để gọi WebRTC. Khách hàng của bạn có thể bắt đầu các cuộc gọi thoại đến nhóm dịch vụ khách hàng của bạn trực tiếp từ trang web bằng cách nhấp vào nút thuận tiện.

4. Thư thoại đến email

Với tính năng Thư thoại đến Email, bạn sẽ luôn được biết. Khi một đại lý không có sẵn và đã bỏ lỡ một cuộc gọi. Tính năng này sẽ giúp anh ta trả lời thư thoại của khách hàng hiệu quả hơn rất nhiều. Thư thoại sẽ được lưu dưới dạng tệp âm thanh và gửi qua email cho đại lý ngay lập tức. Để anh ta có thể chăm sóc tin nhắn bất cứ lúc nào, ngay cả khi đang di chuyển. Hơn nữa, anh ta có thể dễ dàng ưu tiên các tin nhắn bằng cách xóa chúng hoặc giữ chúng trong hồ sơ để tham khảo trong tương lai. Cũng như tin nhắn cụ thể trực tiếp đến người nhận thích hợp.

5. Ghi âm cuộc gọi

Để đảm bảo chất lượng dịch vụ khách hàng, nhiều doanh nghiệp nhỏ sử dụng tính năng ghi âm cuộc gọi. Để đánh giá hiệu suất của các đại lý tốt hơn. Bạn có thể thiết lập ghi âm theo yêu cầu, ghi âm cụ thể trên điện thoại. Hoặc ghi âm trên toàn công ty cho các cuộc gọi trong và ngoài nước.

Khi có nhân viên mới trên tàu, những tệp ghi âm đó có thể nhanh chóng làm quen với nhu cầu chung của khách hàng. Và các câu hỏi thường gặp, cũng như cách xử lý chúng. Với ghi âm cuộc gọi, bạn cũng có thể phân tích các ví dụ tốt nhất và tồi tệ nhất về dịch vụ khách hàng. Để trang bị tốt hơn cho nhóm của bạn. Hơn nữa, các đại lý của bạn có thể tra cứu các cuộc hội thoại trước đây của họ với khách hàng. Mà họ đang giao dịch để có sự hiểu biết toàn diện hơn về nhu cầu của khách hàng.

6. Giám sát cuộc gọi

Tính năng Giám sát cuộc gọi cho phép người dùng đặc quyền nhất định. Chẳng hạn như người giám sát, giám sát các tiện ích mở rộng khác trong các cuộc gọi. Khả năng nghe cuộc gọi mà không bị can thiệp hoặc tham gia vào cuộc trò chuyện. Với tư cách là bên thứ ba rất hữu ích cho dịch vụ khách hàng. Giám sát cuộc gọi trực tiếp cho phép nhân viên giàu kinh nghiệm của bạn huấn luyện tại chỗ và hướng dẫn cuộc gọi để đảm bảo không có cơ hội bị bỏ lỡ. Giám sát cuộc gọi là một tính năng gián điệp trong Hệ thống tổng đài Yeastar và có ba chế độ giám sát:

• Nghe – bạn chỉ có thể nghe cuộc gọi nhưng không thể nói chuyện.
• Thì thầm – bạn có thể nghe và nói chuyện với phần mở rộng được theo dõi mà không bị bên kia nghe thấy.
• Barge-in – bạn có thể nói chuyện với cả hai bên.

7. Tích hợp CRM

CRM được triển khai rộng rãi trong thế giới kinh doanh. Để giúp quản lý sự tương tác của công ty với khách hàng và triển vọng bán hàng. Hệ thống tổng đài Yeastar hỗ trợ tích hợp với giải pháp CRM phổ biến. Với quyền truy cập vào Giao diện quản lý Asterisk (AMI).

Bên cạnh việc xử lý cuộc gọi dễ dàng hơn, chẳng hạn như Nhấp để gọi, chuyển và gác máy trực tiếp từ màn hình CRM, các đại lý của bạn cũng có thể ghi chú thời gian thực các cuộc gọi của họ và lưu hồ sơ chi tiết về lịch sử cuộc gọi của họ. Tích hợp CRM cung cấp cho nhóm dịch vụ khách hàng của bạn nhiều thông tin và tùy chọn hơn cho mỗi cuộc gọi họ thực hiện và nhận, do đó tối ưu hóa hiệu suất và hoạt động của dịch vụ khách hàng.

Hi vọng các độc giả có thêm thông tin về tính năng của VoIP. Nếu còn thắc mắc gì cần giải đáp quý khách vui lòng để lại nhận xét bên dưới chúng tôi sẽ phản hồi sớm nhất có thể.